Armoirie Hackathon Sirexe

Règlement du concours SIREXE Hackathon

1. Objectif du concours

Un hackathon, marathon de programmation, est un évènement durant lequel des équipes de développeurs se réunissent pendant une période donnée afin de travailler sur des projets de programmation informatique de manière collaborative. C’est un processus créatif aux objectifs larges et variés souvent axés sur la proposition de solutions informatiques innovantes, l’amélioration de logiciels existants ou la conception de nouvelles applications dans le domaine des technologies numériques. Le présent hackathon vise donc à donner l’opportunité à des compétiteurs de nationalité ivoirienne et d’autres issues de l’Afrique, de proposer en soixante (72) heures des solutions innovantes aux problèmes majeurs des secteurs Mines, Pétrole et Energie avec les TIC.

2. Domaine d’intervention et résultats attendus

Pour la résolution des différentes problématiques, les participants devront apporter des solutions numériques pour chaque secteur.

  • Domaine d’intervention

    Les participants interviendront dans les domaines suivants :

    • Secteur des mines et de la géologie
      • Identification des sites d’exploitation illégale des substances de mines et de carrières.
      • Traçabilité de l’or dans l’EMAPE.
      • Collecte des données de production et de paiement des taxes, au niveau des mines semi-industrielles, artisanales et des carrières.
    • Secteur des hydrocarbures
      • Insuffisance de données relatives au nombre de ménages consommant le gaz butane, en vue de réduire le volume de gaz subventionné.
      • Absence d’un système de gestion intégré QHSE digital pouvant prévenir et réduire les sinistres dans les dépôts d’hydrocarbures.
      • Absence de mécanisme intégré permettant de collecter, stocker, traiter et diffuser les données statistiques relatives à l’amont et l’aval pétrolier en Côte d’Ivoire.
    • Secteur de l'énergie
      • Outil de gestion des dysfonctionnements de l’éclairage public pour une réduction de la consommation d’électricité.
      • Développement d'un tableau de bord évolutif de suivi des indicateurs de performances du système électrique.
      • Dématérialisation des demandes de traitement et du suivi des dossiers pour l'obtention d'autorisation d'autoproduction et/ou d'agrément des activités connexes et clients éligibles.
  • Résultats attendus

    Les résultats attendus aux problématiques suscitées sont les suivants :

    • Secteur des mines et de la géologie
      • Une solution innovante permettant l’identification des sites d’exploitation illégale des substances de mines et de carrières est proposée ;
      • Une solution innovante permettant de gérer la traçabilité de l’or dans l’EMAPE est proposée ;
      • Une solution innovante permettant de collecter des données de production et de paiement des taxes, au niveau des mines semi-industrielles, artisanales et des carrières est proposée.
    • Secteur des hydrocarbures
      • Une solution innovante permettant de gérer les données relatives à la consommation en gaz butane des ménages est proposée ;
      • Une solution innovante de gestion intégrée QHSE digital pouvant prévenir et réduire les sinistres dans les dépôts d’hydrocarbures est proposée ;
      • Une solution innovante de gestion intégrée permettant de collecter, stocker, traiter et diffuser les données statistiques relatives à l’amont et l’aval pétrolier est proposée.
    • Secteur de l'énergie
      • Une solution innovante permettant de gérer les dysfonctionnements de l’éclairage public pour une maîtrise des coûts de production de l’électricité est proposée ;
      • Une solution innovante permettant de développer un tableau de bord évolutif de suivi des indicateurs de performances du système électrique est proposée ;
      • Une solution innovante permettant de dématérialiser des demandes de traitement et de suivi des dossiers pour l'obtention d'autorisation d'autoproduction et/ou d'agrément des activités connexes et clients éligibles est proposée.

À l’issue de la compétition, une solution est retenue par secteur. Celle-ci devra être en mesure d’intégrer la plateforme des projets du Groupe de Travail de Dématérialisation des Actes et des Procédures du Ministère des Mines, du Pétrole et l’Energie.

3. Conditions de participation

  • Les équipes

    Le Concours est ouvert à toute personne physique ou morale. Les personnes morales sont représentées par une équipe de cinq (5) personnes maximum.

    Les candidats peuvent postuler s’ils le souhaitent, dans chaque secteur, à une thématique de leur choix.

  • Recevabilité

    Les projets recevables concernent les secteurs des Mines et de la Géologie, des Hydrocarbures et des Energies.
    Lesdits projets auront été déployés et fonctionnels, ou en cours de déploiement, ou au stade de projet en développement à la date de soumission.
    Les membres du jury, les structures sous tutelles, les coachs, les agents du MMPE ne peuvent être candidats.
    Pour être recevable, les dossiers de candidature doivent être conformes aux dispositions de l’article 5 du présent règlement et être soumis conformément au calendrier défini à l’article 9 des présentes.
    Une phase de présélection retiendra au maximum 9 projets (3 projets par secteur) pour la participation aux phases finales de l’Hackathon.
    De manière générale et quel que soit le type de projet, les candidats doivent décrire de manière complète et sincère la situation de leur projet, notamment en ce qui concerne la Propriété Intellectuelle.
    La solution proposée ne doit pas être un plagiat.
    Le comité de sélection se réserve le droit d’annuler la suite du processus si la présélection n’aboutit pas à des projets de solutions de qualité et ne répondant pas aux critères définis. Tout manquement dûment constaté peut entraîner la radiation du candidat.

4. Critères d’Evaluation

L’évaluation des projets porte sur le dossier administratif ; la solution technologique proposée ; les changements apportés par la solution sur le MMPE et sur la Côte d’Ivoire en termes d’utilité économique, sociale et écologique.
Les projets sont notés comme suit :

CRITERES D'EVALUATION NOTE
EVALUATION DU DOSSIER ADMINISTRATIF 15
Pièces exigées (formulaire, présentation du projet en PDF et vidéo) 11
Respect du règlement du concours 4
EVALUATION DES SOLUTIONS TECHNOLOGIQUES PROPOSEES 70
Capacité opérationnelle 25
Outils techniques de réalisation du projet 10
Equipe technique (Capacité à réaliser le projet) 5
Délai de mise en œuvre de la solution 3
Qualité de la présentation 7
Pertinence de la solution technologique 25
Compréhension de la problématique 3
Méthodologie utilisée 3
Pertinence de la solution proposée par rapport aux problématiques 12
Caractère innovant de la solution 7
Pérennisation de la solution technologique 20
Effet multiplicateur (capacité à reproduire le projet) 4
Coûts récurrents 4
Agilité de la solution 4
Coût du projet 4
Transfert de compétence 4
CHANGEMENTS APPORTES PAR LA SOLUTION SUR LE MMPE ET SUR LA COTE D’IVOIRE EN TERMES D’UTILITE ECONOMIQUE, SOCIALE ET ECOLOGIQUE. 15
Effet positif sur le MMPE et sur la population dans son ensemble, Transparence et bonne gouvernance, Célérité dans le traitement des actes et procédures (utilité sociale) 5
Rendement financier, Accroissement des recettes (utilité économique) 5
Impact écologique (réduction des émissions de gaz à effet de serre, promotion des énergies renouvelables, création d’emplois durables, préservation des ressources naturelles, Economie d’énergie, Impact environnemental etc.) 5
TOTAL 100

5. Constitution du Dossier

Le contenu du dossier se présente comme suit :

  • Le formulaire de candidature à remplir (document de présentation de 10 pages).
  • Pour les personnes morales, justificatif d’existence (RCCM, DFE, ARF, Attestation CNPS ).
  • Pour les personnes physiques, un justificatif d’identité (CNI, passeport, attestation d’identité ou autre…).
  • Une vidéo de (5) cinq minutes présentant l’identité des candidats et de la solution numérique apportée.
  • Une présentation Powerpoint de 10 Diapositives maximum convertie en PDF
    • Contexte (Problématique et Objectifs).
    • Stratégie
    • Mise en œuvre et réalisation
    • Facteurs clés de succès et résultats probants.

Le dossier de candidature doit être déposé par voie électronique, dans l’espace Hackathon ouvert sur le site du SIREXE https://hackathon.sirexe.ci.

Les noms des fichiers numériques seront comme suit : hackathon_Nom de l’équipe_secteur_code problématique Exemple : hackathon_SocieteInnovante_Energie_01

Le dossier de candidature devra être rempli en langue française ou anglaise.

6. Suivi administratif du Dossier

La commission du concours hackathon, à travers son secrétariat technique, assure la réception, l’enregistrement, l’instruction des dossiers et l’information des candidats sur les résultats des différentes étapes de la sélection.
Pour toute question relative au suivi administratif du dossier, merci d’envoyer un mail à concours.hackathon@sirexe.ci

7. Sélection du jury et des coachs

  1. Critères de sélection

    Les coachs et les membres du jury sont nommés par le Président de la Commission Hackathon. Ils sont soumis au respect du présent règlement.
    Les coachs sont des personnes ayant au moins dix (10) années d’expérience dans l’un des secteurs (Mines, Pétrole et Energie). Ils sont au nombre de six (6), à raison de deux (2) par secteur, issus du Ministère des Mines du Pétrole et de l’Energie.
    Les membre du jury sont sélectionnées sur la base de leurs expertises (plus de quinze années d’expérience) sur les questions sectorielles (Mines, Pétrole et Energie) ou en TIC.

  2. Missions

    Les coachs sont au nombre six (6) soit 2 coachs par secteur et ont pour missions :

    • D’encadrer toutes les équipes au même titre et sans distinction
    • De fournir les documents, informations et orientations nécessaires à la réalisation des projets de chaque équipe, en lien avec les problématiques dont ils ont la charge
    • De répondre à toutes les questions qui leurs seront posées par les équipes dans le cadre du concours et dans la limite de leurs obligations professionnelles
    • De diffuser à toutes les équipes les réponses aux questions posées.

Le jury, composé de cinq (05) personnes externes au MMPE, est pluridisciplinaire.
Les membres du jury, conformément au guide de notation présenté à l’article 4 du présent règlement ont pour missions :

  • D’évaluer les dossiers de soumission recueillis par la commission hackathon.
  • De sélectionner et d’évaluer les dossiers retenus pour la phase finale du concours.
  • D’évaluer les solutions technologiques proposées.
  • De délibérer et de désigner les trois (3) meilleures solutions proposées par secteur.
  • De délibérer et de désigner le vainqueur du super prix du concours.

Le secrétariat du jury est assuré par l’un des membres désignés et sa présidence sera assurée par un membre élu.
Les finalistes devront soutenir leur projet (présentation et démo) devant le jury conformément au calendrier de l’article 9 du présent règlement. Toute absence à la soutenance entraînera la disqualification de l’équipe. Les lauréats seront désignés parmi les finalistes.

Les résultats des délibérations restent confidentiels jusqu’à la date de remise des prix, fixée par le calendrier à l’article 9 du présent règlement. Le jury reste souverain de ses délibérations et s’accorde le droit d’avoir des co-lauréats dans une même catégorie.
À l’issue du concours, le jury, après délibération, désignera les trois (3) meilleures solutions par secteur qui seront primées dans les conditions fixées à l’article 8.
Le jury s’accorde également le droit de ne pas récompenser un secteur et/ou décerner des mentions spéciales en fonction des candidatures reçues. Ce droit du jury est maintenu tout au long de la compétition, et même après les présentations des finalistes. Dans ce cas, il devra motiver sa décision.

8. Récompenses

Les lauréats s’engagent à collaborer avec le MMPE et le Groupe de Travail Dématérialisation (GT DEMAT) dans la finalisation et la mise en œuvre de leurs solutions.
Les récompenses des lauréats, par secteur, se composent ainsi qu’il suit :

  • Le premier recevra une attestation, un trophée et une dotation financière de 10.000.000 F CFA
  • Le deuxième recevra une attestation, un trophée et une dotation financière de 1.500.000 FCFA
  • Le troisième aura une attestation, un trophée et une dotation financière de 1.000.000 F CFA

Dans le cas où le jury désignerait des co-lauréats dans une même catégorie, la dotation est divisée à parts égales entre les co-lauréats.

Dans le cas où le jury s’accorderait pour ne pas récompenser une catégorie et/ou mention spéciale, aucune dotation ne sera donnée pour les catégories et/ou mentions spéciales concernées ; cette dotation sera reversée au compte du SIREXE.

9. Calendrier

Le concours se déroulera suivant le calendrier* ci-dessous :

  • Conférence de presse : 20 septembre 2024
  • Ouverture des candidatures : 20 septembre 2024
  • Clôture des candidatures : 20 octobre 2024
  • Période d’analyse des dossiers : du 21 au 31 octobre 2024
  • Notifications des finalistes : 31 octobre 2024
  • Phase finale : du 27 au 29 novembre 2024
  • Proclamation des résultats : 30 novembre 2024
  • Remise des prix : 30 novembre 2024

10. Engagement des candidats et finalistes

Les lauréats autorisent la Commission du Concours à exploiter gratuitement les vidéos, photos, logos et textes se rapportant à leur candidature dans le cadre de la communication relative au concours.
L’envoi du dossier de candidature vaut acceptation des conditions, du dispositif de sélection et du présent règlement.
Le représentant ou la représentante de chaque personne morale doit être dûment habilité(e) à présenter sa candidature au concours. Ce(tte) représentant(e) garantit les Organisateurs ainsi que l’ensemble des membres du jury contre tout recours de tiers relatif à sa candidature et pour quelques raisons que ce soit.

Les candidats au Concours s’engagent à :

  • Communiquer de bonne foi les informations nécessaires les concernant et à répondre à toute demande de la part de l’organisation.
  • Respecter scrupuleusement les critères de participation au concours.
  • Respecter les dispositions légales et règlementaires applicables au projet qu’ils soumettent aux jurys du Concours, notamment les dispositions relatives au droit fiscal, au droit du travail, à la protection de la propriété Intellectuelle et industrielle en ceci compris les droits des marques, des brevets, les droits d’auteurs, le droit des bases de données sans que cette liste soit limitative.
  • Accepter que le défaut ou le retard de communication des éléments nécessaires à l’étude de leur dossier de candidature entraîne le rejet de leur candidature et à ne pas rechercher la responsabilité de l’organisation de ce fait.
  • Accepter les décisions du jury.

Les finalistes du concours s’engagent à :

  • S’investir personnellement de façon active dans l’aboutissement de leur projet en vue de le développer.
  • Mentionner dans toute communication ou déclaration qu’ils sont finalistes du concours Hackathon des MMPE.
  • Donner, à la demande de la commission, toute information sur l’évolution de leur projet, notamment en répondant aux enquêtes annuelles, cela jusqu’à la prochaine attribution du nouveau Prix.
  • Accepter les décisions du jury.

11. Engagement de la commission

La commission s’engage à garantir son impartialité et l’indépendance du jury. En cas de conflit d’intérêts (lien quelconque avec le projet, l’entreprise ou le candidat), le jury ne pourra voter et un autre jury sera constituer à cet effet pour poursuivre les délibérations.

La commission s’engage à rembourser les frais deboursés par les finalistes pour leur venue au lieu de soutenance, dans la limite d’un million (1.000.000) de francs CFA par équipe, sur présentation de justificatifs.

La commission concours hackathon s’engage à mettre tout en œuvre pour garantir la confidentialité sur les informations communiquées par les participants.

12. Publicité et communication

Les candidats et les Lauréats autorisent La commission Concours Hackathon à publier la description non confidentielle de leur projet indiquée sur la fiche de candidature, dans le cadre des actions d’information et de communication liées aux concours, sans pouvoir prétendre à aucun droit, quel qu’il soit.
Cette disposition concerne l’ensemble des supports de communication institutionnelle et grand public.

13. Confidentialité

Tout candidat est soumis au droit de réserve.
À cet effet il ne doit divulguer aucunes informations exclusives ou confidentielles sur son projet ou toutes activités liées au Concours Hackathon.
Les membres de la Commission du Concours Hackathon, les coachs, les membres du jurys et toutes personnes ayant accès aux dossiers déposés dans le cadre du Concours ont obligations de confidentialité et d’impartialité.
À ce titre, ils s’engagent par écrit à garder confidentielles les informations communiquées par les participants et toutes activités liées audit concours.

14. Propriété intellectuelle

Les droits liés à la propriété intellectuelle dans le cadre du Concours Hackathon sont le droit d’auteur et le droit à l’image.

  1. Droit d’auteur :

    Les produits finaux des trois (03) lauréats seront propriété exclusive du MMPE dès réceptions des récompenses conformément aux conditions fixées à l’article 8, sous réserve que la solution soit effectivement opérationnalisée par les concepteurs.

  2. Droit à l’image :

    En acceptant le règlement, le candidat déclare accepter que l’organisateur procède à titre gracieux, à l’enregistrement de son image et de ses propos et à leur diffusion à toutes fins utiles dans le cadre de l’évènement (vidéos des Finalistes sur les pages web du MMPE et du SIREXE, photos et vidéos de la cérémonie de remise des récompenses) et dans le cadre de la promotion des éditions futures du concours (diffusion de vidéos ou photos des éditions antérieures).
    La diffusion et l’exploitation de ces images, de ces propos et des documents intégralement ou par extraits, pourront se faire par le biais de sites internet, presse, films et photothèque accessibles sans aucune restriction d’accès et sans rémunération de la personne concernée, pour une durée illimitée.
    La commission reste à la disposition des candidats pour d’éventuelles réclamations concernant des photos, des vidéos, des propos qui pourraient être pris le jour de l’évènement et publiés.

15. Protection des données

La commission du Concours Hackathon sera amenée à collecter des données à caractère personnelles afin de traiter les candidatures et d’assurer le bon déroulé du Concours.
Tout candidat dispose de droits, notamment de communication, de modification et éventuellement de suppression des informations qui le concerne et qu’il peut exercer auprès de la commission.

16. Règlement des contestations et /ou réclamations

Le fait d’adresser un dossier de participation implique, de la part des candidats, l’acceptation pure et simple du présent règlement, sans possibilité de réclamation quant aux résultats, qui ne peuvent donner lieu à contestation, le jury étant souverain dans ses délibérations.
Les délibérations du jury se font par devant commissaire de justice et sont susceptibles d’aucun recours devant une quelconque juridiction ou administration.
Le vote du jury se fera à la majorité simple.

17. Sanctions

Toute violation du présent règlement et des engagements des acteurs (candidats, membres de la Commission Hackathon, membres du jury, coachs ou toutes autres personnes en lien avec les activités dudit Concours) entraîne des sanctions disciplinaires ou des poursuites judiciaires, selon la gravité de l’infraction conformément aux textes légaux en vigueur.

Dernière mise à jour : 19 septembre 2024